Das am 1. Januar 2025 in Kraft tretende Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) zielt darauf ab, Unternehmen von administrativen Lasten zu befreien. Neben allgemeinen Erleichterungen sieht das Gesetz insbesondere Änderungen im Bereich der Aufbewahrungsfristen steuerlicher und handelsrechtlicher Dokumente vor. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Vorgaben vertraut machen.
1. Wesentliche Änderungen durch das BEG IV
a) Verkürzung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen
Kernstück der Reform ist die Verkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von zehn auf acht Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 3 AO). Dies betrifft insbesondere:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Jahresabschlüsse und Lageberichte,
- Buchungsbelege,
- Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen.
b) Digitalisierung von Lohnunterlagen
Arbeitgeber erhalten zudem die Möglichkeit, Lohnunterlagen vollständig digital zu führen, was die Archivierungskosten erheblich reduzieren kann.
c) Erleichterungen bei der elektronischen Rechnungsstellung
Das BEG IV erweitert die Erleichterungen für elektronische Rechnungen, insbesondere im B2B-Bereich, um den Verwaltungsaufwand weiter zu senken.
2. Auswirkungen auf Unternehmen
Für Unternehmen ergeben sich durch die neuen Aufbewahrungsfristen zahlreiche Fragen zur praktischen Umsetzung. Die Verkürzung der Fristen bedeutet nicht nur eine Entlastung, sondern setzt auch eine präzise Anpassung interner Compliance-Prozesse voraus.
a) Anpassung von Archivierungsprozessen
Unternehmen sollten ihre internen Prozesse frühzeitig überprüfen und ggf. anpassen. Besonders betroffen sind:
- Buchhaltungs- und Steuerabteilungen,
- Compliance- und Datenschutzbeauftragte,
- IT-Abteilungen mit Verantwortung für digitale Archivierung.
Empfehlung: Unternehmen sollten bestehende Archivierungsrichtlinien prüfen und ab 2025 an die neuen Fristen anpassen. Insbesondere Cloud-Dienstleister und Dokumentenmanagementsysteme sollten aktualisiert werden, um redundante Datenbestände rechtzeitig zu löschen.
b) Datenschutzrechtliche Relevanz
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen führt auch zu einer schnelleren Löschung personenbezogener Daten, was die Einhaltung der DSGVO (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO – Speicherbegrenzung) erleichtert.
Empfehlung: Unternehmen sollten Löschkonzepte überprüfen und mit den neuen Aufbewahrungsfristen harmonisieren. Datenschutzbeauftragte sollten sicherstellen, dass betroffene personenbezogene Daten nach Ablauf der Fristen automatisiert und sicher gelöscht werden.
c) Steuerliche und handelsrechtliche Anforderungen
Die Verkürzung auf acht Jahre kann zu Unsicherheiten hinsichtlich steuerlicher Betriebsprüfungen führen. Insbesondere Finanzbehörden behalten sich vor, in bestimmten Fällen längere Fristen anzuwenden (z. B. bei anhängigen Verfahren).
Empfehlung: Unternehmen sollten sich mit ihren Steuerberatern abstimmen, um die Dokumentation entsprechend anzupassen und mögliche Risiken zu minimieren.
3. Fazit
Das BEG IV bietet Unternehmen eine Chance zur administrativen Entlastung, setzt aber eine sorgfältige Anpassung interner Compliance-Prozesse voraus. Juristen und Datenschutzexperten sollten proaktiv Empfehlungen zur Archivierungsstrategie geben, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Vorteile der neuen Regelungen optimal zu nutzen.
Die Creditreform Compliance Services GmbH unterstützt Sie tatkräftig. Für Fragen und Anregungen wenden Sie sich gerne an:
