Hinweis: Das Unternehmen, die Kammer und sämtliche Fallumstände sind frei erfunden. Die rechtlichen Fragestellungen sind jedoch praxisnah.
Die Wirtschaftskammer Nordtal, eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, verzeichnet eine zunehmende Zahl rückständiger Mitgliedsbeiträge. Die internen Ressourcen reichen kaum noch aus, um offene Forderungen zeitnah zu bearbeiten.
Deshalb erwägt die Kammer, die registrierte Argentum Forderungsmanagement GmbH einzuschalten. Diese soll säumige Unternehmen anschreiben, Zahlungen nachhalten und bei Bedarf Ratenzahlungsangebote vermitteln.
Die erste Reaktion der Rechtsabteilung lautet:
„Öffentlich-rechtliche Beiträge dürfen nicht durch ein privates Inkassounternehmen eingezogen werden.“
So pauschal ist diese Aussage nicht richtig. Ebenso falsch wäre allerdings die Annahme, öffentlich-rechtliche Beitragsforderungen könnten wie gewöhnliche privatrechtliche Forderungen vollständig an einen Inkassodienstleister ausgelagert werden.
Entscheidend ist die konkrete Ausgestaltung.
1. Öffentlich-rechtliche Beiträge sind keine gewöhnlichen Mitgliedsbeiträge
Die Beitragspflicht beruht nicht auf einem Vertrag zwischen der Kammer und ihren Mitgliedern. Sie folgt unmittelbar aus dem Gesetz. Die Beitragshöhe wird durch einen Beitragsbescheid und damit durch einen Verwaltungsakt festgesetzt.
Deshalb müssen alle rechtlich wesentlichen Entscheidungen bei der Kammer verbleiben. Dazu gehören insbesondere:
- die Feststellung der Mitgliedschaft und Beitragspflicht,
- die Berechnung und Festsetzung des Beitrags,
- die Entscheidung über Einwendungen und Widersprüche,
- Stundung, Erlass und Niederschlagung,
- die Prüfung der Verjährung und Vollstreckbarkeit,
- die Änderung oder Aufhebung von Beitragsbescheiden.
Ein privater Dienstleister darf diese Entscheidungen nicht anstelle der Kammer treffen.
Auch eine Registrierung als Inkassodienstleister nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz ändert daran nichts. Sie erlaubt die außergerichtliche Einziehung fremder Forderungen, verleiht aber keine hoheitlichen Befugnisse.
2. Die Verwaltungsvollstreckung bleibt eine staatliche Aufgabe
Pfändungen, Vollstreckungsankündigungen, Vermögensauskünfte oder andere Zwangsmaßnahmen dürfen nicht auf ein privates Inkassounternehmen übertragen werden.
Die förmliche Beitreibung öffentlich-rechtlicher Beiträge bleibt den gesetzlich zuständigen Vollstreckungsstellen vorbehalten, beispielsweise Gemeinde-, Stadt- oder Kreiskassen.
Der private Dienstleister darf also nicht zur „privaten Vollstreckungsbehörde“ werden.
Damit lässt sich die zulässige Rollenverteilung auf eine einfache Formel bringen:
Die Kammer entscheidet, der Dienstleister kommuniziert und die öffentliche Vollstreckungsstelle vollstreckt.
3. Zulässig kann ein eng begrenztes Verwaltungshelfermodell sein
Nicht jede Einbindung eines privaten Unternehmens ist eine unzulässige Privatisierung hoheitlicher Aufgaben.
Ein sogenannter Verwaltungshelfer darf tatsächliche, technische und vorbereitende Tätigkeiten übernehmen, wenn die öffentliche Stelle weiterhin Herrin des Verfahrens bleibt.
Im fiktiven Fall könnte die Argentum Forderungsmanagement GmbH daher insbesondere:
- ausschließlich von der Kammer geprüfte und freigegebene Fälle übernehmen,
- standardisierte Zahlungsschreiben versenden,
- telefonisch an fällige Zahlungen erinnern,
- Forderungshöhe, Fälligkeit und Bankverbindung mitteilen,
- Zahlungseingänge überwachen,
- Rückfragen und Erklärungen entgegennehmen,
- Einwendungen oder Härtefallanträge an die Kammer weiterleiten,
- von der Kammer vorab festgelegte Ratenzahlungsangebote übermitteln,
- erfolglos bearbeitete Vorgänge an die Kammer zurückgeben.
Nicht zulässig wären dagegen eigene Vergleiche, selbstständige Ratenzahlungsentscheidungen, eine eigenständige Rechtsprüfung oder eine Priorisierung der Schuldner nach wirtschaftlicher Erfolgsaussicht.
Der Dienstleister darf keine eigenen Ermessensentscheidungen treffen. Sobald eine Einwendung den Grund oder die Höhe der Beitragspflicht betrifft, muss der Vorgang zurück an die Kammer.
4. Datenschutzrechtlich kommt es auf die tatsächliche Rollenverteilung an
Bestimmt die Kammer Zweck, Umfang, Dauer und Regeln der Bearbeitung und handelt der Dienstleister ausschließlich auf dokumentierte Weisung, liegt regelmäßig eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor.
Das hat eine zentrale Konsequenz:
Die Forderungsdaten dürfen nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters verwendet werden.
Ausgeschlossen sein müssen insbesondere:
- die Übernahme in eigene oder gruppenweite Inkassodatenbanken,
- die Verwendung für Bonitätsauskünfte,
- Scoring oder Risikoklassifizierungen,
- die Meldung offener Beiträge an eine Auskunftei,
- eine Verwendung für Vertriebs- oder Analysezwecke.
Die vertragliche Bezeichnung als „Auftragsverarbeiter“ genügt dabei nicht. Entscheidend ist, ob der Dienstleister tatsächlich weisungsgebunden handelt oder faktisch eigene Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung bestimmt.
5. Beitragsdaten können steuerlich sensible Informationen offenbaren
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn die Beitragshöhe an den Gewerbeertrag oder den Gewinn aus Gewerbebetrieb anknüpft.
Zwar lässt sich aus einem einzelnen Beitrag regelmäßig kein belastbarer Umsatz ableiten. Unter Kenntnis der Beitragssatzung, des Umlagesatzes, der Rechtsform und möglicher Freibeträge können jedoch zumindest näherungsweise Rückschlüsse auf wirtschaftliche Bemessungsgrundlagen möglich sein.
Der Dienstleister sollte deshalb nur die Daten erhalten, die er für die Zahlungsansprache tatsächlich benötigt:
- Name oder Firma,
- Anschrift und Kommunikationsdaten,
- Vorgangsnummer,
- Beitragsjahr,
- Bescheid- und Fälligkeitsdatum,
- offener Betrag,
- Zahlungs- und Mahnstatus,
- Information über eine mögliche Aussetzung.
Nicht erforderlich sind regelmäßig Gewerbeerträge, Gewinne, Steuermessbeträge, Steuerbescheide, Bilanzdaten oder sonstige Besteuerungsunterlagen.
Datenschutzrechtliche Auftragsverarbeitung und steuerrechtliche Offenbarungsbefugnis sind nicht dasselbe. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag allein legitimiert daher nicht automatisch die Weitergabe steuerlich geschützter Daten.
6. Private Inkassokosten dürfen nicht ohne Rechtsgrundlage aufgeschlagen werden
Auch die Vergütung muss sauber getrennt werden.
Die Kammer kann den privaten Dienstleister vertraglich bezahlen. Gegenüber den Beitragsschuldnern dürfen jedoch nur solche Mahn-, Beitreibungs- oder Vollstreckungskosten verlangt werden, für die eine ausdrückliche öffentlich-rechtliche Grundlage besteht.
Eine zusätzliche privatrechtliche Inkassogebühr darf nicht allein deshalb erhoben werden, weil die Kammer einen externen Dienstleister eingeschaltet hat.
Das Anschreiben darf auch nicht den Eindruck vermitteln, der Beitragsschuldner müsse einen privaten Inkassovertrag finanzieren.
7. Interessenkonflikte können das Modell unabhängig von seiner grundsätzlichen Zulässigkeit gefährden
Im fiktiven Fall ist der Geschäftsführer der Argentum Forderungsmanagement GmbH zugleich Mitglied eines Ausschusses der Wirtschaftskammer Nordtal.
Damit entsteht ein erheblicher Governance- und Reputationskonflikt.
Der Geschäftsführer dürfte auf Seiten der Kammer insbesondere nicht:
- den Bedarf definieren,
- die Leistungsbeschreibung erstellen,
- Angebote bewerten,
- Vertragsverhandlungen führen,
- an der Zuschlagsentscheidung mitwirken,
- die spätere Leistung kontrollieren.
Erforderlich wären eine vollständige Offenlegung, eine dokumentierte Befangenheitserklärung, die konsequente Nichtmitwirkung sowie eine unabhängige und nachvollziehbare Auswahlentscheidung.
Selbst ein rechtlich zulässiges Verwaltungshelfermodell kann durch ein intransparentes Beschaffungsverfahren oder unzureichend behandelte Interessenkonflikte angreifbar werden.
Fazit
Eine pauschale Aussage, private Dienstleister dürften bei öffentlich-rechtlichen Beitragsforderungen niemals eingesetzt werden, greift zu kurz.
Nicht zulässig wäre ein klassisches Inkassomandat, bei dem der Dienstleister eigenständig über Forderungen, Einwendungen, Vergleiche oder Vollstreckungsmaßnahmen entscheidet.
Rechtlich vertretbar kann dagegen eine streng weisungsgebundene Unterstützung im vorförmlichen Forderungsmanagement sein.
Entscheidend sind:
- keine Übertragung hoheitlicher Befugnisse,
- kein eigener Ermessensspielraum,
- klare Rückgabe- und Eskalationsprozesse,
- strikte Zweckbindung und Datentrennung,
- minimale Datenübermittlung,
- keine eigenen Scoring- oder Auskunfteizwecke,
- keine privaten Inkassokosten zulasten der Beitragsschuldner,
- vollständige Kontrolle möglicher Interessenkonflikte.
Nicht die Bezeichnung des Modells ist ausschlaggebend, sondern die tatsächliche Verteilung von Entscheidungsbefugnissen, Datenhoheit und Verantwortung.
Kenan Tilki
Manager Data Protection Services, Creditreform Compliance Services GmbH