„Höher! Schneller! Weiter!“ – Regeln für das Unternehmen

Ein Plädoyer für das Unternehmenshandbuch

Stellen Sie sich vor, ganz im Sinne des olympischen Geistes, Sie informieren Ihre Mitarbeiter: „Morgen treiben wir Sport“. Mehr an Information gibt es nicht. Was passiert am nächsten Tag? Ein Mitarbeiter bringt Pfeil und Bogen mit, ein anderer sein Rennrad und wieder ein anderer meint, es ginge auf die Eisbahn Schlittschuhfahren. Klar, ohne präzise Anweisungen macht doch jeder, was er für richtig hält.

Sie jedoch hatten vor, ein Fußballturnier mit einer Fußballmannschaft aus einem Verein auszutragen. Wie wird Ihre Firmenmannschaft, die durch keine Regeln zusammengehalten wird, nun auf dem Fußballfeld agieren?

Wie viele Fehlpässe werden zu Eigentoren führen? Wie können diese Fehlpässe – im übertragenen Sinne - nun aussehen?

Angenommen Sie verkaufen Getränkeautomaten und haben den jungen Trainee Markus als Mitarbeiter angestellt. Da Sie viel zu tun haben, schicken Sie Markus zum Verhandeln zu Coca-Cola. Markus ist stolz und freut sich sehr darüber, sich beweisen zu können. Er kommt mit unterschriebenem Vertrag für viele Getränkeautomaten zurück zu ihnen. Es hat ihm ja niemand gesagt, dass es so etwas wie eine Unterschriftsregelung gibt. Sofern Ihr Unternehmen denn überhaupt eine hat. In dieser würde stehen, dass ein Trainee keine Verträge alleine unterschreiben darf. Sie lesen den Vertrag und müssen Folgendes feststellen: Ihr Unternehmen hat keine Automaten für die vereinbarte Flaschengröße. Ihr Trainee hat davon aber ein paar tausend Automaten verkauft. Herzlichen Glückwunsch! Diesen Schaden überlebt nur ein wirklich großes und liquides Unternehmen. 

Weiter im Alltag von Ihrem Konzern. Ein Kunde ruft nun Ihren Vertriebsmitarbeiter an und bestellt zehn Tonnen Ihres Kunststoffs. Ihr Mitarbeiter freut sich total und bestätigt gleich mündlich am Telefon den Deal. Offenbar wurde noch nie darüber informiert, dass es keine „Lieferung auf Zuruf“ zu geben hat. Ihre AGB´s, die Sie vor möglichem unbegrenztem Schadensersatz schützen sollen, kommen somit nicht zum Tragen. Die Existenz ihres Unternehmens kann sogar bedroht sein.

Ein nächster Fall: Ihr Angestellter fühlt sich gegenüber dem Mitarbeiter Ihres Kunden (Herrn Müller) verpflichtet. Aus Dankbarkeit schickt er Herrn Müller eine Ledermappe und einen teuren Markenkugelschreiber. Nun könnten hier mehrere   Überraschungen  auf  sie  warten.  In vielen AGB´s findet sich die Klausel: „Verträge können bei Bestechung gekündigt werden“. Dies bedeutet, ein wirklich guter Vertrag, den Sie einmal abgeschlossen haben, könnte auf diese Weise in Gefahr geraten. Die Staatsanwaltschaft interessiert es ggf. auch, weil es ein Indiz für Bestechung sein könnte.

In einem Handbuch würde hierzu nun stehen: „Geschenke macht ausschließlich die Geschäftsführung.“

Abschließend zwei weitere Praxisbeispiele, die für ein Handbuch sprechen:

Der junge Azubi Andreas möchte den aktuellen Actionfilm und das neueste Album seiner Lieblingsband unrechtmäßig downloaden.  Hierzu nutzt er die Mittagspause und den Firmen-PC. Über mögliche Folgen hat ihn niemand informiert. Da es in diesem Unternehmen keine wirksame Regelung der privaten Nutzung des Firmen-PC´s durch den Mitarbeiter gibt, haftet der Geschäftsführer. 

Wir haben inzwischen Freitag, 16.30 Uhr, ein Anruf erreicht Ihre Rezeption: Bei einem Ihrer Kunden haben einige Ihrer Suppenautomaten Feuer entfacht und brennen. Ihr Mitarbeiter, Herr Gerhard hat gleich ein Kegelturnier. Er weiß nicht was er machen soll. Im Zweifel entscheidet er sich für das Nichtstun. Dies könnte strafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung nach sich ziehen.

Wie Sie sehen genügen schon wenige Beispiele, um die potentielle Gefährdung eines Unternehmens ohne Handbuch zu veranschaulichen.

Investieren Sie Rat und Zeit in ein Handbuch!

Es ist jedoch jedem Unternehmen selbst überlassen, wie es das eigene Handbuch strukturiert. Es gibt keinen festen Aufbau. In der Regel sind die Punkte: Unternehmensentwicklung und -ziele, Aufbau- und Ablauforganisation (Prozesse) enthalten.

Ein Handbuch ist kein Selbstzweck, sondern eine wichtige, unterstützende wertschöpfende Tätigkeit.

Fehlendes Risikomanagementsystem führt zur Haftung:

Der Geschäftsführer einer GmbH haftet persönlich auf Schadensersatz, wenn ein Fehler passiert, weil er kein ausreichendes Risikomanagement umgesetzt hat (Beweislastumkehr).

Maßnahmen zur Haftungsvermeidung:

Gegenüber Mitarbeiter sind klare Dienstanweisungen zu treffen und das Unternehmen ist gut zu organisieren.

Compliance-Strukturen schaffen, bedeutet die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien umzusetzen.

Eine Compliance-Struktur, zu der auch ein gutes Handbuch gehört,  schützt Sie als Geschäftsführer und Ihr Unternehmen wie eine Impfung.

Unterlassungen im Bereich Compliance können also weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen, die nicht nur Ihrem Unternehmen, sondern in erster Linie auch Ihnen persönlich schaden, denn Sie sind als Führungskraft für den (Miss-) Erfolg Ihres Unternehmens verantwortlich.

Compliance darf nicht als „unbedeutender Punkt“ in die letzte Schublade verbannt werden. Sorgen Sie dafür, dass bei Ihnen Compliance nach denen für Sie, als Geschäftsführung, wichtigen Haftungsregeln (§ 43 Abs.2 GmbHG; Produkthaftungsrecht, KonTraG, §130 OWiG, SOX, J-SOX etc.) gelebt wird und bauen Sie entsprechende Strukturen auf (benennen Sie z.B. einen Compliance Officer).

Bedenken Sie, dass Sie sich als Geschäftsführung bei Fehlern, die zu Verlusten führen, immer aktiv entlasten müssen.

Eins bleibt, die Unwägbarkeit.

In diesem Sinne: Höher! Schneller! Weiter ? – besser mit Handbuch!

Die Autorin

Carmen Felsing ist Rechtsanwältin und berät Unternehmen bezüglich Zivil-, Handels-, Gesellschafts-, Internet-, Software-, Wettbewerbs-, Produkthaftungs-, Datenschutz- und Insolvenzrecht.

 

carmen.felsing@rechtundmanagement.de

www.rechtundmanagement.de

 

 

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