Das Hamburger Compliance-Zertifikat

Mit der Entwicklung des Hamburger Compliance-Zertifikats haben sich die Handelskammer Hamburg und PRO HONORE e.V. als innovative Impulsgeber in der Compliance Landschaft positioniert. Nationale und internationale Geschäftspartner und Behörden fordern immer öfter den Nachweis eines funktionierenden Compliance-Programms ein. Zum Jahresende 2013 wurde in Hamburg und Schleswig-Holstein ein gemeinsames Korruptionsregister unter dem Titel „Gesetz zur Einrichtung eines Registers zum Schutz fairen Wettbewerbs“ eingeführt. Anlass genug, ein national und international anerkanntes Compliance-Zertifikat zu initiieren. Ein interessantes Angebot, das nicht auf Hamburger Unternehmen beschränkt ist.

1. Das Hamburger Compliance Modell

Die Handelskammer Hamburg hat mit Pro Honore e.V. das „Hamburger Compliance-Modell“ ins Leben gerufen. Hierbei handelt es sich um eine Initiative, die die Anforderungen und Bedürfnisse des Mittelstandes in Sachen Compliance aufgreift. Es besteht aus den vier Elementen: Compliance-Schulungen, der Ombudsstelle PRO HONORE e.V., einem Beraterpool und dem Hamburger Compliance-Zertifikat. Alle Bereiche des Hamburger Compliance Modells sind modular nach branchenübergreifenden Querschnittsthemen und branchenspezifischen Themen aufgebaut.

Mit der von der Handelskammer und PRO HONORE e.V. getragenen Hamburger Vertrauensstelle zum Schutz vor Wirtschaftskriminalität steht Unternehmen eine anerkannte Hinweisgeberstelle zur Verfügung. Soweit eine Beraterunterstützung gewünscht wird, werden über den Beraterpool kompetente Experten angeboten. Diese Berater müssen sich bei der Handelskammer akkreditieren und einschlägige Erfahrungen nachweisen.

Schließlich kann eine Zertifizierung des Unternehmens durch die Handelskammer Hamburg erfolgen. Dies hat den Vorteil, dass die „Chambers of Commerce“ nicht nur bei Behörden, sondern auch bei nationalen und internationalen Geschäftspartnern eine einschlägige Vertrauensstellung innehat. 

2. Das Hamburger Compliance-Zertifikat

Mit dem Hamburger Compliance-Zertifikat wird von der Handelskammer Hamburg bescheinigt, dass das Unternehmen über eine Compliance-Organisation verfügt, die geeignet ist, die unternehmensspezifischen Risikofelder effektiv und angemessen zu kontrollieren. Dies umfasst: 

  • die Konzeption und grundsätzliche Eignung der Compliance-Organisation
  • die Angemessenheit im Hinblick auf Risikofelder, Geschäftsbereiche und interne Prozesse sowie
  • die Effektivität in der Praxis, also die Geeignetheit, korrigierende Maßnahmen durch-zuführen und präventive Maßnahmen umzusetzen.

Die Zertifizierung verfolgt somit die folgenden Ziele:

  • Reduzierung von Haftungsrisiken für Unternehmen und Geschäftsleitung
  • Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Verbesserung des Unternehmensimages bei Geschäftspartnern, Kunden und Behörden (insbesondere bei Ausschreibungen)
  • Verhinderung von Vergabesperren 
  • Dokumentation im internationalen Geschäftsverkehr, z.B. im Geltungsbereich des UK Bribery Act oder des FCPA.

3. Zertifizierungsverfahren

Das Zertifizierungsverfahren läuft wie folgt:

Präqualifizierungsphase

Sofern das Unternehmen nicht bereits über eine Compliance-Organisation verfügt, kann es sich im Vorfeld der Zertifizierung – der Präqualifizierungsphase – bei der Einrichtung der Compliance-Organisation von Experten beraten lassen und unterstützt werden. Werden in der Präqualifizierungsphase Defizite festgestellt, können diese beseitigt werden. Sofern das Unternehmen bereits über eine ausreichendeCompliance-Organisation verfügt, ist die Präqualifizierungsphase nicht erforderlich.

Auditierung

Voraussetzung für die Erlangung des Hamburger Compliance-Zertifikats ist die Durchführung eines Compliance-Audits. Maßstab dazu ist der Hamburger Compliance Standard. Die Prüfung erfolgt durch externe Auditoren, die durch das Unternehmen ausgewählt werden, aber der Handelskammer gegenüber einschlägige Kenntnisse nachweisen müssen. Der Auditor erstellt einen Auditbericht und übergibt diesen an das Unternehmen und an Pro Honore e.V.

Auf Grundlage des Auditierungsberichtes prüft Pro Honore e.V., ob die Voraussetzungen für die Erteilung des Hamburger Compliance-Zertifikats vorliegen und gibt eine entsprechende Empfehlung an die Handelskammer Hamburg ab. Ergeben sich aus dem Bericht Defizite, so kann die Empfehlung unter dem Vorbehalt erfolgen, dass das Unternehmen diese in einem festgesetzten Zeitraum vollständig beseitigt.

Erteilung des Hamburger Compliance-Zertifikats

Liegen die Voraussetzungen vor, so erteilt die Handelskammer Hamburg das Hamburger Compliance-Zertifikat für die Dauer von drei Jahren. Es werden eine Urkunde und eine Grafikdatei zur Verfügung gestellt, damit das Unternehmen mit der Zertifizierung werben kann.

Fehlt es an wesentlichen Voraussetzungen für die Verleihung des Hamburger Compliance-Zertifikats, so wird das Unternehmen unverzüglich   informiert  und  Gelegenheit  zu  einer

Stellungnahme und zur Abhilfe gewährt. Kann auch daraufhin den Bedenken nicht abgeholfen werden, wird die Erteilung des Hamburger Compliance-Zertifikats endgültig versagt.

Rezertifizierung

Wenn sich das Unternehmen nach Ende der Laufzeit des Zertifikates redlich verhält und die erforderlichen Verfahren aufrecht erhält, kann das Hamburger Compliance-Zertifikat auf An-trag des Unternehmens durch eine Rezertifizierung verlängert werden.

Das dazu erforderliche Audit kann in einem abgekürzten Verfahren durchgeführt werden, wenn das Unternehmen nachweist, dass während der vergangenen drei Jahre keine nachtei-ligen Veränderungen in der Compliance-Organisation vorgenommen worden sind. Der Nachweis kann durch eine entsprechende Erklärung der Geschäftsleitung und durch Vorlage der regelmäßigen Compliance-Berichte für den Audit-Zeitraum erbracht werden.

Bei einer positiven Rezertifizierung gelten die Zertifikatsrechte für weitere drei Jahre. Verläuft das Rezertifizierungsverfahren negativ, wird das Unternehmen unverzüglich informiert und Gelegenheit zu einer Stellungnahme und zur Abhilfe gewährt. Kann auch daraufhin den Bedenken nicht abgeholfen werden, wird die Nutzung des Hamburger Compliance-Zertifikats untersagt.

Entzug des Hamburger Compliance-Zertifikats

Bei Verdacht auf Compliance-Verstöße durch das zertifizierte Unternehmen erfolgt zunächst eine Anhörung durch Pro Honore e.V. Pro Honore e.V. bewertet den kritischen Sachverhalt und gibt eine Empfehlung an die Handelskammer Hamburg. Die grundsätzlichen Handlungsoptionen sind die Einstellung des Verfahrens, gegebenenfalls auch nach Behebung eines Problems im Unternehmen, eine Abmahnung bei minder schweren Verstößen und der Entzug des Zertifikats in schweren Fällen. Die Entscheidung trifft die Handelskammer Hamburg als Zertifikatsgeberin.

Fazit

Mit dem Hamburger Compliance-Zertifikat steht mittelständischen Unternehmen ein wertiger Nachweis über die Compliance-Treue zur Verfügung, der national und international anerkannt ist.

Der Autor

Rechtsanwalt Dr. Malte Passarge, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Vorstand Institut für Compliance im Mittelstand, Geschäftsführer von Pro Honore e.V., Hamburg

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