Wenn die Aufsicht zwei Mal klingelt: BaFin-Sonderprüfungen gemäß §44 KWG

BaFin-Sonderprüfungen sind immer wieder der Presse zu entnehmen. Meistens sind diese Fälle mit Verfehlungen des Instituts und negativer Berichterstattung verbunden. Doch Sonderprüfungen sind ganz explizit nicht nur aus besonderem Grund, sondern auch als Routineprüfungen möglich. Sie treffen damit jedes Institut – egal ob eine große Bank oder ein kleines Leasing- oder Factoringunternehmen. Der folgende Artikel fasst zentrale Elemente und einen idealtypischen Ablauf solcher Prüfungen zusammen. Je besser vorbereitet ein Institut auf eine Sonderprüfung ist, umso weniger gravierend sind im Normalfall auch die Findings im Abschlussbericht.

Einordnung von Sonderprüfungen

Für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute bilden insbesondere das Kreditwesengesetz (KWG), aber auch weitere Gesetze, Verordnungen, Rundschreiben und Meldepflichten den engen gesetzlichen Rahmen. Außerdem muss ein Institut – im Gegensatz zu vielen anderen Branchen – vor Aufnahme seiner Tätigkeit bereits die ausdrückliche Erlaubnis hierfür bei der BaFin einholen. Die Lizenz kann bei gravierenden Verstößen auch wieder entzogen werden.

Viele neuen, regulatorischen Impulse entstammen dem europäischen Aufsichtskontext, der neben der EZB insbesondere auch von der European Banking Authority (EBA) maßgeblich beeinflusst wird. Auch entfalten die EBA Guidelines für viele Institute mittelbare oder teilweise auch unmittelbare Bewandtnis. Während bedeutende Institute typischerweise direkt der EZB unterstellt sind, sind die weniger bedeutenden Institute (Less Significant Institutes) regelmäßig der BaFin unterstellt. Diese wiederum nimmt ihre Aufsichtsmandate, insbesondere die Sonderprüfungen, in sehr enger Abstimmung mit der Deutschen Bundesbank wahr.

Rechtlicher Hintergrund

Neben den Möglichkeiten zur Erkenntnisgewinnung mittels der Meldepflichten aus dem Anzeige- und Meldewesen kommt den in § 44 KWG verankerten Sonderprüfungen – häufig auch „44er-Prüfungen“ genannt – eine wichtige Rolle zu, damit sich die Aufsicht ein umfassenderes Bild machen und sich bei bestimmten Fokusthemen detaillierter informieren kann. Dies soll außerdem verhindern, dass Institute, speziell in Krisensituationen, bestimmte Informationen zurückhalten.

Die wesentlichsten Regelungen des § 44 KWG beinhalten unter anderem: Auskünfte, Vorlage von Unterlagen, Umfang der Rechte, Prüfungsrecht, Betreten und Besichtigen der Geschäftsräume, Duldungspflicht, Prüfungsverfahren, zu prüfende Unternehmen sowie Zwangsmaßnahmen.

Die Häufigkeit von Prüfungen orientiert sich einerseits an Findings aus den Jahresabschlüssen, besonderen Vorkommnissen sowie Aufsichtsgesprächen. Nach § 44 Absatz 1 Satz 2 KWG können Prüfungen sowohl aus besonderem Grund als auch Routineprüfungen ohne einen besonderen Grund durchgeführt werden.

Hinweise zur Prüfungsvorbereitung

Um Maßnahmen wie die Auferlegung verschärfter Berichtspflichten oder die Versagung der Geschäftsleiterzulassung zu vermeiden, sind die Institute gehalten, sich gründlich auf die Sonderprüfung vorzubereiten.

Im ersten Schritt gilt es, die anwendbaren sowie die tatsächlich angewendeten Öffnungsklauseln zu prüfen. Anschließend muss die schriftliche Prozessdokumentation geprüft werden, um zu ermitteln, ob die Inanspruchnahme der Öffnungsklauseln sowie die wesentlichen Prämissen und Entscheidungen angemessen in der Dokumentation berücksichtigt wurden. Im dritten Schritt gilt es, einen eigenen Soll-Ist-Abgleich vorzunehmen, indem geprüft wird, ob die schriftlich fixierte Ordnung (SFO) mit der gelebten Praxis übereinstimmt. Und im letzten Schritt des Prüfungskreislaufs ist es wichtig, mit festgestellten Abweichungen zwischen Dokumentation und gelebter Praxis angemessen umzugehen.

Idealtypischer Ablauf einer Sonderprüfung

Etwa zwei bis drei Wochen vor der geplanten Sonderprüfung müssen typischerweise die vorab angeforderten Dokumente und Auswertungen vom Institut an den Prüfer geschickt werden, damit dieser den Soll-Soll-Abgleich vornehmen kann. Nach Sichtung der angeforderten Dokumentation (unter anderem Handbücher, Strategien, Vorstandsentscheidungen, Arbeitsanweisungen und andere relevante Dokumente) erstellt der Prüfungsleiter typischerweise eine Prüfungsstrategie und legt dabei die Prüfungsschwerpunkte fest. Neben den Prüfungsschwerpunkten enthält die Prüfungsstrategie insbesondere die Aufteilung der an der Prüfung beteiligten Prüfer in einzelne Prüfungsteams und legt deren konkrete Prüfungsthemen fest. Bei Bedarf kann die Prüfungsstrategie im Verlauf der Prüfung angepasst werden.

Mit Start der Vor-Ort-Prüfung beginnt auch die Berichtsüberprüfung sowie die Interview-Durchführung als zentralem Bestandteil des Soll-Ist-Abgleichs. Am ersten Tag der Vor-Ort-Prüfung findet typischerweise ein Auftaktgespräch beziehungsweise „Kick-Off-Meeting“ mit einer Präsentation des Instituts (in der Regel durch die Geschäftsleitung) und Abstimmung der „Spielregeln“ statt.

Nachbereitung der Sonderprüfung

Ebenso wichtig wie eine gute Vorbereitung auf eine Sonderprüfung und ein koordinierter Verlauf ebendieser, ist es, sich im Nachgang mit den Ergebnissen auseinanderzusetzen und die Feststellungen möglichst schnell und zielgerichtet abzuarbeiten. Auch für den Abschlussbericht mit den Ergebnissen sowie das Follow-Up der Feststellungen gibt es klar geregelte aufsichtsrechtliche Vorgaben und Standardisierungen.

Die Prüfungsfeststellungen aus Sonderprüfungen werden in vier Kategorien eingeteilt:

  • F1 (geringfügige Verstöße/Auswirkungen)
  • F2 (mittelschwere Verstöße/Auswirkungen)
  • F3 (gewichtige Verstöße/Auswirkungen)
  • F4 (schwerwiegende Verstöße/Auswirkungen)

Die Klassifizierung hängt dabei von den Auswirkungen der festgestellten Mängel auf die ordnungsgemäße Geschäftsorganisation des Instituts ab. Die Kategorien berücksichtigen auch das Wesentlichkeits- und Proportionalitätsprinzip.

 

Über den Autor

Dr. Christian Glaser ist promovierter Risikomanager und Generalbevollmächtigter einer namhaften Leasinggesellschaft.

In seinem Buch „BaFin-Sonderprüfungen gemäß §44 KWG“ hat Dr. Christian Glaser zahlreiche Tipps und Einblicke in Sonderprüfungen für Finanzdienstleister dargestellt. Neben zahlreichen Best-Practice-Tipps für den Ablauf einer Sonderprüfung und die nötigen Vor- und Nachbereitungen werden insbesondere auch inhaltliche Schwerpunkte und häufige Prüfungsfeststellungen anschaulich dargestellt.

Das Buch ist also eine Pflichtlektüre für jedes regulierte Institut im Bereich Leasing, Factoring sowie im Bankenumfeld. Wenn nur einer der zahlreichen Tipps umgesetzt wird und dafür sorgt, dass ein bestimmtes Finding nicht oder nicht so gravierend schlagend wird, hat sich die Lektüre des Buchs bereits gelohnt.

Glaser, Christian: BaFin-Sonderprüfungen gemäß § 44 KWG. Gut vorbereitet auf bankaufsichtliche Prüfungen. 1. Auflage 2020, 403 Seiten. Softcover 44,99 Euro, E-Book 34,99 Euro, ISBN 978-3-658-29774-9.

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