Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind zum 1. Januar 2015 in Kraft getreten. Damit lösen sie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) ab.
Die GoBD regeln die Umsetzung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung durch Softwaresysteme. „Ordnungsgemäß“ bedeutet in diesem Zusammenhang die folgenden Anforderungen im Belegwesen, in der Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen beachten:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
- Vollständigkeit und Richtigkeit
- zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung, Unverlierbarkeit, Auffindbarkeit
- Unveränderbarkeit
Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben.
Die Verpflichteten der GoBD sind zum einen alle Unternehmer, die buchführungspflichtig sind und zum anderen die Einnahmen-Überschuss-Rechner, die keine doppelte Buchführung pflegen.
Wesentliche Anforderungen
Unveränderbarkeit
• Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern gelten mit dem Zeitpunkt der Erfassung als unveränderbar. Gleiches gilt auch für Vorsysteme (z.B. Zeiterfassung und Lohnabrechnung).
- Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. Dokumente wie PDFs und Bilddateien gelten im Sinne der Unveränderbarkeit, Office-Formate wie Word oder Excel nicht.
- Die buchhalterische Verarbeitung und deren Unveränderbarkeit unterliegen konkreten Fristen, die sich an den Terminen der USt-Voranmeldung anlehnen.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Eine Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Daten in ein anderes Format ist zulässig, allerdings müssen beide Versionen archiviert werden.
- Alle Geschäftsvorfälle müssen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
- Für den Umgang mit elektronischen Belegen muss eine Prozessdokumentation erstellt werden.
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Bei einer periodenweisen Buchung müssen alle unbaren Vorfälle bis zum Ablauf des Folgemonats erfasst sein.
- Es muss eine tägliche Kassenführung erfolgen
- Eingangsrechnungen müssen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden.
- Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen erfasst werden.
Vollständigkeit und Richtigkeit
- Unter der GoBD-Vorschrift fallen sowohl Buchhaltungssysteme als auch Kassen, Zeiterfassungssysteme und ähnliches.
- Alle für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten relevanten Unterlagen müssen aufbewahrt werden. Dazu gehören auch E-Mails sowie deren Anhänge, die geschäftliche Dokumente (z.B. Angebote und Rechnungen) darstellen.
Zugriff der Finanzbehörde
- Z1: Die Finanzbehörde hat das Recht auf unmittelbaren, nur-lesenden Datenzugriff.
- Z2: Die Finanzbehörde hat das Recht auf mittelbaren Datenzugriff. Sie kann verlangen, dass die Daten auf eine bestimmte Weise aufbereitet und mit nur-lesendem Datenzugriff zur Verfügung gestellt werden.
- Z3: Die Finanzbehörde hat das Recht auf Datenträgerüberlassung. Sie kann verlangen, dass die Daten auf einem Datenträger oder als Ausdruck zur Verfügung gestellt werden.
Ordnung, Unverlierbarkeit, Auffindbarkeit
- Die Verarbeitung von Geschäftsvorfällen muss in der Buchhaltung so erfolgen, dass ein schneller Überblick über die Vermögens- und Ertragslage möglich ist.
- Geschäftsunterlagen müssen leicht aufzufinden, genügend gekennzeichnet und vor Verlust geschützt sein. Der Einsatz von Cloud-Speichern und die Auffindbarkeit durch eine Volltextsuche erfüllen die Vorschriften der GoBD.
(Stephanie Neumann & Julia Mohr, Creditreform Compliance Services GmbH)
